Vacature Contract Manager Real Estate

Het bedrijf
Beheermaatschappij WTC Amsterdam B.V. is de (dedicated) property manager van World Trade Center Amsterdam en daarmee verantwoordelijk voor het (dagelijks) beheer en de exploitatie van WTC Amsterdam. Dit betekent dat de Beheermaatschappij namens en in opdracht van de eigenaren zorg draagt voor de verhuur & het commercieel beheer, het technische beheer & onderhoud, facility management, (financiële) administratie alsmede de marketing & communicatie.

De functie
De Contract Manager maakt onderdeel uit van de afdeling Administratie, welke bestaat uit een Senior Financieel Administratief Medeweker (grootboek) en een Financieel Administratief Medewerker (debiteuren). Gezamenlijk is het team verantwoordelijk voor de (financiële) administratie van WTC Amsterdam. Primair richt de functie van Contract Manager zich op het registeren en bewaken van de huurovereenkomsten. Daarnaast is de Contract Manager verantwoordelijk voor verschillende rapportages alsmede begroting van de (huur)opbrengsten en WOZ. De Contract Manager functioneert binnen de afdeling als meewerkend voorman/-vrouw en derhalve verantwoordelijk voor de werkverdeling en prioritering.

De Contract Manager opereert direct onder de verantwoordelijkheid en aansturing van de Managing Director en maakt onderdeel uit van het Management Team (MT).

De werkzaamheden betreffen onder meer:

  • Bewaakt en beheert gebouw- en contractgerelateerde gegevens (huur en servicekosten), verwerkt contractmutaties.
  • Bewaakt contractmutaties of verhuurontwikkelingen in tussenliggende periode en communiceert hierover richting taxateurs.
  • Stelt diverse rapportages en overzichten op, waaronder maand- en kwartaalrapportages over huurdersbestand, huuropbrengst, expiraties, bankgaranties, markthuurprijsaanpassingen, voorschotten servicekosten en aanbods- en bezettingsoverzichten. Verzorgt de schriftelijke en mondelinge toelichting, zowel intern als extern.
  • Beoordeelt en monitort in samenwerking met de afdeling Real Estate inhoudelijk (juridisch/fiscaal) contractstukken zoals huurovereenkomsten, allonges en opzeggingen. Begeleidt het juridische proces bij eventuele incassozaken/faillissementen van huurders en rapporteert periodiek omtrent de status.
  • Beoordeelt en toetst waardebeschikkingen in het kader van de WOZ, voert vooroverleg met de gemeente (Dienst Belastingen), stelt bezwaarschriften op (of laat deze opstellen) en handelt deze verder af.
  • Controleert de aanslagen OZB en riool- en waterschapsbelasting aan de waardebeschikkingen en stelt ze betaalbaar of start een bezwaarprocedure. Stelt prognoses op van de OZB alsmede de riool- en waterschapsbelasting, treft voorzieningen en rapporteert hier periodiek over.
  • Levert tijdig contractgegevens aan de externe taxateurs, controleert de taxatierapporten en beoordeelt of huurgegevens correct zijn verwerkt.
  • Bewaakt de openstaande vorderingen van huurders en neemt i.o.m. de afdeling Real Estate het besluit of de vordering uit handen wordt gegeven aan een incassobureau of andere maatregelen worden genomen.
  • Stemt, indien er betalingsproblemen zijn (i.o.m. de afdeling Real Estate), betalingsregelingen met huurders af.
  • Stemt contractuele afspraken met huurders af met de Financieel Administratief Medewerker en laat deze uitvoeren (prolongeren).
  • Is verantwoordelijk voor het periodiek en tijdig opstellen en aanleveren van de meerjarenbegroting van met name de commerciële opbrengsten en kosten (huuropbrengst, leegstandskosten en mutatiekosten).

Eerste aanspreekpunt voor de opdrachtgever voor vragen inzake commerciële en financiële administratie.

Het gewenste opleidingsniveau is HBO. De voorkeur gaat uit naar een persoon met kennis van vastgoed en (enkele jaren) ervaring in de vastgoedbranche in een soortgelijke functie.

Functie-vereisten:

  • Afgeronde relevante HBO-opleiding op het gebied van vastgoed
  • Circa 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie (commercieel vastgoed)
  • Kennis van huurrecht, huurovereenkomsten (ROZ-model) en NEN2580
  • Ervaring met en kennis van (vastgoed)administratiesystemen en bij voorkeur REMS
  • Bekend met financiële administratie en een sterk analytisch vermogen
  • Veel ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  • Uitstekende beheersing (in woord en geschrift) van Engels
  • Ondernemend, pro-actief en teamplayer

Vanwege het feit dat de werkzaamheden voornamelijk plaatsvinden in WTC Amsterdam en werkgever duurzaamheid en mobiliteit hoog in het vaandel heeft staan, bestaat de voorkeur voor een persoon die woonachtig is in de regio Amsterdam.

De arbeidsvoorwaarden zijn op hoofdlijnen als volgt samen te vatten:

  • Werkweek van 40 uur (fulltime)
  • 25 verlofdagen
  • Marktconform salaris
  • 13e maand
  • Bonusregeling
  • Pensioenregeling (beschikbare premieregeling)

Geïnteresseerden kunnen hun CV met korte toelichting en motivatie mailen.